حسابداری مدارس وواحدهای آموزشی
یکی از مشکلاتی که در طول سال تحصیلی گریبانگیر مدیرا ن مدارس می شود نحوه تنظیم اسناد مالی وهزینه های مدارس است که با توجه به عدم اشنایی اکثر مدیران مدارس با روش حسابداری همواره از انجام این امر گله مند هستند لذا بخاطر خدمت به مدیران مدارس روش انجام حسابداری مدارس را به صورت خلاصه بیان می گردد :
1- اولین کاری که در شروع سال تحصیلی باید مدیران مدارس انجام دهند ثبت مانده سرانه های سال قبل است که در حساب بانکی مدرسه وجود دارد
2- برای ثبت این مانده ها در سند ودفاتر روزنامه وکل سرفصل حساب بانک را بدهکار نموده وسرفصل سرانه هارا بستانکار می نماید
3- سرفصل سرانه های مدارس عبارتند از : سرانه آموزشی ،سرانه پرورشی ،سرانه ورزشی ،سرانه بهداشتی ،سرانه تعمیرات ،سرانه تجهیزات آموزشی ،سرانه غذایی ، که ذیلاً به شرح آنها می پردازیم
الف – سرانه پرورشی در طول سال بازاء هر دانش آموز مبلغ ده هزار ریال به حساب مدرسه واریز می شود
ب- سرانه ورزشی معمولاً به ازاء هر دانش آموز در طول سال مبلغ هشت هزار ریال به حساب مدرسه واریز می شود
سرانه تجهیزات آموزشی معمولاً طی فیش جداگانه به حساب مدارس واریز می شود
ت-بقیه سرانه وریزی در حکم سرانه آموزشی تلقی می گردد که مدیر مدرسه با توجه به هزینه های تعمیرات وهزینه بهداشتی مبلغی را به این امر اختصاص می دهد
ث-سرانه غذایی معمولاً به حساب مدارس شبانه روزی بری مواد غذایی دانش آموزان واریز می گردد که مدیران مدارس مجاز به هزینه سرانه غذایی برای موارد دیگر مانند تعمیرات وآموزشی وپرورشی نمی باشند
ج- علاوه بر سرفصل سرانه ها سرفصل دیگری در مدارس وجود دارد به نام دریافتی کمکهای مردمی که مشارکت مردم واعطای کمکهای داوطلبانه مردم در این حساب نگهداری می شود
ح- در مدارس شاهد برای دانش آموزان شاهد وفرزند شهید مبلغی توسط بنیاد شهید به حساب مدارس واریز می گردد که تحت عنوان سرانه بنیاد شهید سند می گردد
بعضی مواقع مسئولینی از مدارس بازدید می کنند وکمکهای مالی به مدارس می دهند این نوع کمکها تحت عنوان دریافتی سایر منابع سند خواهد شد
4- کلیه سرفصلهای فوق همیشه دارای مانده بستانکاری هستند وهیچگاه مانده آنها بدهکار نیست
5- بخشی دیگر ازسرفصل حسابداری مدارس به سر فصل هزینه ها اختصاص دارد که این حسابها همیشه دارای مانده بدهکاری هستند وهیچگاه دارای مانده بستانکار نیستند مانند :
- هزینه سوخت : برای تهیه سوخت مدرسه
- هزینه تعمیرات که شامل تعمیر وسائل وتعمیرات ساختمان می گردد
- هزینه تجهیزات آموزشی که معمولاً برای خرید بخاری ،فرش ،موکت و...
- هزینه حمل ونقل برای پرداخت کرایه حمل وسائل مدرسه
- هزینه آب وبرق وتلف
- هزینه آموزشی برای خرید هر نو وسائل یا خدمات آموزشی
- هزینه پرورشی برای هزینه هر نو وسائل یا خدمات پرورشی
- هزینه ورزشی برای خرید وسائل ورزشی
- هزینه بهداشتی برای خرید هر نوع وسائل بهداشتی
- هزینه فوق برنامه برای هر نو خدمات فوق برنامه ای مانند کمک به دانش آموزان بی بضاعت واردوی دانش آموزی
- هزینه غذایی برای هر نوع خرید مواد غذایی
- هزینه کارمزد برای خرید دسته چک وحواله ها
- هزینه ملزومات اداری مصرفی برای خرید ملزومات اداری مصرف شدنی مانند کاربن وخودکار ومداد و...
- هزینه کالاهای غیر مصرفی مانند گاوصندوق ،ماشین حساب رایانه و....
- هزینه آموزش خانواده
- حق الزحمه ها که معمولاً در مدارس شاهد انجام می گیرد
- هزینه ایمنی وبیمه که برای بیمه ساختمان مدارس وخرید کپسول آتش نشانی انجام می گیرد
6- سرفصل تنخواه گردان که مدیر در طول سال مبلغی از بانک برداشت می کند برای هزینه های جزئی که در موقع برداشت از بانک تنخواه بدهکار وبانک بستانکار می شود ودر موقع هزینه سرفصل هزینه ها بدهکار وتنخواه بستانکار می شود
7- فرایند عملیات بعد از خرید یا انجام هزینه وتهیه فاکتور اول سند تنظیم می شود وسپس سندها به ترتتیب شماره وتاریخ در دفتر روزنامه ثبت می گردد وبعد از ثبت دفتر روزنامه کلیه عملیات بر اساس سرفصلها به سرفصل مربوطه در دفتر کل انتقال داده می شود ودر آخر ترازنامه تنظیم می گردد
چند تذکر :
جمع دفتر روزنامه باید با جوع دو ستون اول ترازنامه مساوی باشد
جمع ستونهای سوم وچهارم ترازنامه باید برابر با ستون بدهکاری بانک باشد
جمع هزینه ها باید برابر با ستون بستانکاری بانک باشد اگر مانده تنخواه صفر شود
سرفصل تنخواه وبانک در پایان سال دارای مانده بدهکار یا صفر می باشند وهیچ گاه مانده بستانکاری ندارد